“Descobri uma fraude contra a minha empresa. E
agora? O que faço?”. Esta tem sido uma afirmativa e interrogação ouvida com
certa frequência de proprietários, diretores e grandes executivos de empresas,
angustiados diante desta triste constatação.
Inicialmente, apesar de tudo e da infeliz surpresa, a
primeira atitude deve ser de agradecer a Deus e a quem foi o responsável pela
descoberta da fraude. Imagine se a empresa não consegue descobri-la agora, mas
só bem mais tarde, com algumas semanas, meses ou talvez anos depois. Quanto
dinheiro e recursos não teriam ido para o ralo e possivelmente sem volta, por
conta desta demora na descoberta? Geralmente, as perdas nestas situações são
diretamente proporcionais ao tempo de execução da fraude, já que elas começam
pequenas e vão aumentando consideravelmente com o tempo. Além disso, a prática
tem demonstrado que inversamente proporcional é a recuperação dos recursos
desviados em relação ao montante perdido. Quanto maior for a perda com a fraude
menor será a chance de a empresa recuperar estes recursos extraviados.
Antes de se responder esta pergunta, necessário se
faz responder outra: “o que não se deve fazer quando se descobrir uma
fraude?”.
Eis algumas atitudes que não se
deve fazer quando se descobre uma fraude:
1. Sair divulgando para
“todo mundo” que se descobriu uma fraude, pois se assim o fizer o fraudador poderá tomar
conhecimento e assim a empresa perderá o elemento surpresa da investigação e
ainda facilitará ao fraudador destruir provas e até se demitir antes da
abertura de algum processo administrativo interno e/ou criminal;
2. Indicar, contratar ou
nomear qualquer um para investigar a fraude, pois nesta área, como em qualquer outra área
técnica e especializada, necessário se faz contratar empresas e/ou
profissionais competentes e experientes em lidar com estas situações. Um
profissional inexperiente poderá colocar tudo a perder, bem como diminuirá as
chances da empresa de recuperar os valores perdidos e de se descobrir realmente
o que aconteceu;
3. Desligar imediatamente o
principal suspeito da fraude.
Esta é uma péssima atitude, pois pode ocasionar várias consequências, como:
cometer injustiças, desligando pessoa(s) inocente(s); atrapalhar a
investigação; dificultar a identificação de outros possíveis envolvidos; deixar
de desligar os responsáveis pela fraude por justa causa; aumentar o risco de
perda quando da existência de processos trabalhistas futuros contra a empresa;
4. Coagir empregados ou
adotar métodos ilegais de investigação. Os fins não justificam os meios. A empresa tem o
direito e até o dever de proceder a uma investigação interna para a apuração
completa dos fatos e a identificação, se possível, dos responsáveis pela
fraude, contudo, tudo isso deve ser feito respeitando e obedecendo
rigorosamente a legislação vigente. Se assim não o fizer, os responsáveis por
tais desvios na investigação poderão responder civil e até criminalmente pelos
seus atos. Lembrando que é ilegal a escuta e gravação telefônica, o acesso ao correio
eletrônico particular dos empregados, o uso de violência ou ameaça para se
conseguir um testemunho ou confissão etc. Alguns desses, só são permitidos a
entidade policial e, mesmo esta, em algumas situações, só com a autorização
prévia do poder judiciário. O uso de violência, ameaça e coação não é permitida
a ninguém, nem mesmo a entidade policial. Ressalta-se que provas colhidas de
forma ilegal não tem validade jurídica para serem usadas contra os envolvidos
na fraude;
5. Precipitar-se nas
decisões e agir pela emoção.
Nestas situações há de se ter muita calma e prudência. Precipitar-se no agir,
geralmente só trazem prejuízos à investigação, diminuem as chances de se
descobrir o que realmente aconteceu e aumentam os riscos de contingencias civis
e trabalhistas futuras contra a empresa. As atitudes e decisões, respaldadas
muitas vezes no calor das emoções, são comumente irracionais, inoportunas e/ou
inadequadas.
Um dos primeiros passos, no caso de uma descoberta de
fraude, será a contratação de um profissional experiente ou empresa
especializada nesta área e a nomeação do(a) mesmo(a) para a condução do
processo administrativo interno.
Tudo deve ser documentado, principalmente os
depoimentos de todos os empregados que possam ter ligação direta ou indireta
com a fraude identificada, a fim de se constituir provas testemunhais.
Outra recomendação é que se deve garantir sempre a
ampla defesa e o contraditório dos acusados, a fim de se observar a legislação
em vigor e aumentar consideravelmente a chance de sucesso, quando de um
possível processo trabalhista futuro contra a empresa, movido pelo(s)
empregado(s) eventualmente desligado(s) por justa causa.
Como se diz, “aprender com os erros é um ato de
sabedoria”. A investigação da fraude é também um excelente instrumento de
informação e de aprendizagem, para que a empresa possa identificar onde os seus
controles internos falharam e o que pode ser feito para não cair novamente na
mesma fraude e/ou em outras situações semelhantes. A investigação buscará
basicamente responder a 7 (sete) perguntas principais (5W2H): 1) Quem (who)
concretizou a fraude?; 2) O que (what) é a fraude?; 3) Por que (why)
a fraude foi concretizada?; 4) Quando (when) a fraude foi realizada?; 5)
Onde (where) ou em que momento ou segmento do negócio a fraude
aconteceu?; 6) Como (how) foi efetuada a fraude?; 7) Quanto (how much)
de perda financeira, material ou de imagem ocorreu em função da fraude?
Adotar sempre uma postura firme e punir exemplarmente
os culpados identificados, quando da localização de uma fraude, após um
processo administrativo interno, com ampla defesa e contraditório, é também um
aspecto preventivo contra outras situações futuras semelhantes. A impunidade ou
o sentimento dela é uma motivação para que outros venham também praticar
irregularidades contra a empresa.
Investir na prevenção gera maiores resultados, do que
se agir reativa ou corretivamente. Ter um Departamento de Auditoria Interna ou
contratar periodicamente uma auditoria externa para avaliar os controles
internos comumente reforça bastante os sistemas de controles internos e se
previnem muitas possíveis fraudes, irregularidades e/ou erros, apesar de se
saber que não existe segurança cem por cento. A questão é sempre diminuir o
risco de exposição. Outra ação essencial preventiva e complementar as
auditorias periódicas é investir na gestão de riscos de seus processos
organizacionais.
Enfim, se a empresa agir rigorosamente dentro dos
trâmites legais, com pessoas experientes e competentes na condução da
investigação da fraude, ela terá, com certeza, mais chance de entender como,
onde, quando e porque ocorreu à fraude, identificar e punir exemplarmente os
fraudadores, bem como descobrir e recuperar o máximo possível dos recursos
extraviados. Posteriormente, poderá adotar ações mais preventivas para se
resguardar de novas ocorrências semelhantes e garantir a melhoria, segurança e
qualidade em seus processos organizacionais.
Escrito por HUMBERTO FERREIRA ORIA FILHO
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